Att möten är viktigt, det vet vi!
Bra frågor att ställa sig är:
- Vilka möten behöver vi ha i vår organisation för att uppnå våra kort- och långsiktigt uppsatta mål och strategier?
- När är det viktigt att vi kommer ifrån vår arbetsplats för att skapa arbetsro och finna inspiration?
- Vilka möten ska få vara långa och vilka kan hållas korta?
- På vilka möten är det extra viktigt att beslut och drivkraft kommer inifrån organisationen och hur uppnår vi detta?
- Hur kan vi enkelt mäta kvaliteten på våra möten?
Mötets tre "heliga" faser
Ett välplanerat möte bestå av tre faser, förberedelser, genomförande och uppföljning.
Förberedelser
Kalla bara de som är berörda, de som kan tillföra, eller de som kan bli tillförda ett värde.
I ett möte är du alltid lika värdefull som det värde du tillför. Ett bra möte är väl förberett och syftet med mötet ska alla känna till senast 7-10 dagar innan mötet. Gör upp en bra dagordning eller mötesordning så att samtliga deltagare vet vad som ska tas upp. Bestäm hur lång tid olika frågor ska få ta. Informera i kallelsen att mötet kommer att utvärderas i allt från mötesledare till deltagarens engagemang och förberedelser.
Genomförande
Be någon anteckna besluten. Säg till i förväg så att den personen vet om det. Höj effektiviteten i mötet genom att avbryta om någon inte är förberedd. Om deltagarna verkar dåligt förberedda kan det vara rätt att ajournera ett möte direkt och sätta ut en tid för ett nytt möte. Troligen kommer de flesta väl förberedda nästa gång. Se till att ingen punkt på dagordningen tar längre tid än vad som är avsatt. Skulle en fråga kräva mer tid är det bättre att bestämma tid för ett nytt möte. Aktivera deltagarna och tillåt lite lek. Detta skapar inspiration som leder till kreativitet och bättre möten. Gå laget runt ibland. Det finns alltid någon som pratar hela tiden och andra som sitter tysta. Sammanfatta vem som ska göra vad och när. Definiera alltid det personliga ansvaret. Sätt ut tid för nästa möte.
Uppföljning
Med små medel kan du markera att du bryr dig om att era möten leder någon vart. Att målen nås och att resultaten syns. Sätt upp ett datum för uppföljning. Den kan vara informell, men se till att resultatet görs känt för de andra som var med på mötet. Börja nästa möte med att rapportera om vad förra mötets beslut eller aktivitet resulterade i. Det visar att era möten är meningsfulla.
